Organisasjonsstruktur

Kompetansekoordinator er en rolle i Bårdar Swing Club. Kompetansekoordinatoren oppnevnes av styret og sitter i utgangspunktet i to år. Valgkomiteen og instruktørkoordinatorene kan bistå med å finne aktuelle kandidater til rollen. Kompetansekoordinatoren rapporterer til styret og skal samarbeide med alle aktuelle mottagere av midler i kompetansepotten; DJer, Instruktører, lys/lydteknikere ol.

Ansvarsområder

Kompetansekoordinatoren skal:

• Komme med forslag til fordeling av kompetansemidler i kompetansepotten til styret som formelt godkjenner den.
  • Identifisere behov for utvikling av kompetanse i klubben
  • Konsultere med festivaler ol. som henter kompetansepersoner til byen.
• Sørge for at det blir arrangert instruktørsamling i begynnelsen av hvert semester.
• Praktisk tilrettelegging av kompetansetiltak (f.eks sørge for tilgang til rom / booking av saler, at de blir låst opp ol.).
• Bidra med å koordinere innhold i tiltak i forbindelse med festivaler ol. dersom festivalene ønsker det.

Dette gjelder da alle felter som klubben har aktivitet i dag og alle de felter som klubben trenger frivillig innsats på. Også på felter hvor klubben per i dag ikke har like god kunnskap som eksempelvis lydmiksing og lyssetting for arrangementer. Tilsvarende kan det være områder hvor klubben har eksisterende kompetanse, men den ikke er i like stor grad delt mellom grupperinger i klubben; Forum for festivalarrangering – kompetanseoverføring for de som har og evt. ønskes å arrangere festivaler.

Retningslinjer for bruk av kompetansepotten

Kompetansepotten er en sum penger vedtatt av årsmøtet (som del av klubbens budsjett) som er satt av til kompetansetiltak for de i klubben som bidrar med å lage aktivet i klubben (bl.a. instruktører, sosialdanskomiteen, festkomiteen, DJs, styret).

Prioriteringer

Følgende kriterier skal vektlegges under utvelgelse av tiltak som skal være en del av potten:

• Hvor stort behov er det for denne kompetansen i klubben.
• Kost / nytte: hvor mye kompetanse får man for pengene i forhold til andre tiltak.
• Nedslagsfelt: Hvor mange er aktuelle deltagere for dette tiltaket.
• Samhold: Hvor mye bidrar tiltaket til samhold på tvers av dansestiler (Lindy, Balboa, Slowbal, Boogie, Shag ol.) og andre aktive (festkomiteen, sosialdanskomiteen, DJs osv.)

Kompetansepotten skal brukes til kompetanseheving og ikke alene som en belønning av de aktive. Dette betyr at hovedfokus skal være på kompetanse, men at det samtidig må være rom for å sette en hyggelig ramme for kompetansetiltakene.

I forbindelse med festivaler og andre større arrangementer hvor man henter folk med kompetanse fra utlandet er det naturlig å prøve å hente ut synergier fra det ved å arrangere kurs og samlinger med dem som instruktører.

For å sikre fornuftig bruk av midlene bør det gjøres en fordeling mellom tiltak rett etter budsjettet er vedtatt. Man kan evt. sette av en andel av potten til en andrefordeling av tiltak i forbindelse med høstsemesteret.

Det vil være ønskelig at man bruker både interne og eksterne ressurser i kompetansehevingstiltak. Alle arrangementer bør være åpne så langt det lar seg gjøre, så lenge de oppnår ønsket effekt for målgruppen; Er undervisningen på form av spørsmål og svar sesjon rundt undervisning i klasseromformat, kan det være fornuftig å invitere en større gruppe. Er det fokus på at lærere skal bli dyktigere til å mestre et felt innenfor en dans, vil en mindre og mer fokusert gruppe kunne være fornuftig. Kompetansekoordinator setter invitasjonslisten i samråd med koordinatorene og/eller styret.

Innspill til budsjett

Kompetansekoordinatoren bidrar til budsjettprosessen ved å gi innspill om behov for kompetanseutvikling og fordeling av økonomiske midler til arrangementer. Forslag til neste års budsjett for kompetansepott kan leveres til styret, seinest innen 15. desember av hensyn til frister for budsjettarbeid til generalforsamlingen.

Bruk av digitale verktøy

Kompetansekoordinatoren har ansvar for organiseringen av klubbens dokumenter og råd i digitale plattformer som:

• Google Drive: For lagring av dokumenter, bilder og referater. Klubben har felles drive som skal benyttes.
• Notion: For å samle og bevare langsiktig kunnskap og råd. Eksempelvis skal retningslinjer og rutiner bo her.

Utnevnelse og varighet

Styret utnevner kompetansekoordinatorer basert på søknader fra interesserte medlemmer. I utgangspunktet tenker styret at det er greit at man har vervet for minst to år av gangen og at det kan forlenges etter avtale.

Videre utvikling av rollen

Deler av rollen til kompetansekoordinator blir å utforme denne rollen sammen med styret og koordinatorene. Etterhvert som rollen formes og behovene blir tydeligere, er det ønskelig at dette dokumentet forblir et levende dokument, vedlikeholdt av styret.